Zaradi digitalizacije in razvoja informacijske tehnologije je vprašanje zasebnosti na delovnem mestu vse bolj kompleksno, izvajanje nadzora nad delom zaposlenih pa dosti lažje in cenejše kot je bilo pred leti. Kljub temu, da ima delodajalec lastninsko pravico nad opremo in sredstvi, ki jih pri svojem delu uporabljajo zaposleni in legitimen interes, da preverja ali se delovna oprema uporablja v skladu z njegovimi navodili, to še ne pomeni, da ima pravico, da z namenom izvajanja kontrole poseže v zasebnost zaposlenih. Obe pravici sta ustavno varovan (*1) in zato se varovanja premoženja delodajalca ne more izvajati na način, ki bi zaposlenim povsem odvzel pravico do zasebnosti. Po drugi strani pa pretirano opravičevanje pravice do zasebnosti zaposlenih ne sme privesti do položaja, ko bi se s tem povsem izključila tudi pravica do varovanja premoženja delodajalca.(*2) Nemogoče v naprej odločiti katera pravica prevlada nad drugo, zato se to presoja v vsakem posameznem primeru.
Dopustnost nadzora zaposlenih
Že na prvi pogled je jasno, da v službenem času ni primerno uporabljati službene opreme v zasebne namene. Kaj pa, če se ta oprema v zasebne namene uporablja izven delovnega časa ali če delodajalec zaposlenim ni predpisal navodil na kakšen način in za kakšne namene lahko službeno opremo uporabljajo? Tudi če delavec opravlja delo v prostorih delodajalca, pod njegovim nadzorom in navodili, to še ne pomeni, da se je s tem odpovedal svoji pravici do zasebnosti.
»Ugotavljanje delovne uspešnosti, čim bolj racionalna izraba delovnega časa in delovnih sredstev, učinkovitost in varnost delovnega procesa ter nadzor nad njim in preprečevanje morebitnih zlorab so pogosti argumenti, ki delodajalce ženejo k nadzoru zaposlenih. Kljub temu pa bi nad interesi močnejšega delodajalca v določenih okoliščinah morala prevladati pravica šibkejšega delavca do zasebnosti, do katere je (seveda v razumnih mejah) upravičen tudi na delovnem mestu.«(*3)
Že na podlagi Zakona o delovnih razmerjih(*4) mora delodajalec varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi njegovo zasebnost. Ker je nemogoče v naprej napovedati ali je izvajanje določenega nadzora na delovnem mestu dopustno in sorazmerno s posegom v zasebnost zaposlenih, je potrebno izpostaviti nekaj točk, ki lahko delodajalcu pri presoji dopustnosti izvajanja določenega nadzora, pomagajo.
Zaradi kolizije dveh pravic oziroma konflikta interesov morajo delodajalci pri vzpostavitvi nadzora upoštevati nekaj pravil:
Ukrepe, s katerimi bi delodajalec omejeval pravico do zasebnosti, je dopustno vpeljati v delovni proces le pod posebej določenimi pogoji, ki so v nekaterih primerih izrecno opredeljeni v zakonu ali drugih predpisih. Vsem mehanizmom nadzora zaposlenih je skupno to, da je potrebno v prvi vrsti oceniti, ali je določena obdelava osebnih podatkov skladna z načelom sorazmernosti ter nato ugotoviti, pod katerimi pogoji je tudi zakonita. Delodajalec je zavezan opraviti test sorazmernosti določenega posega v zasebnost. Presoditi je potrebno minimalno tri vidike takšnega posega, in sicer ali je poseg:
- nujen (potreben),
- ali je ocenjevani poseg primeren za dosego zasledovanega cilja ter
- ali je teža posledic ocenjevanega posega v prizadeto človekovo pravico primerljiva vrednosti zasledovanega cilja oziroma koristim, ki bodo zaradi posega nastale.
Šele če poseg prestane vse točke testa, je ustavno dopusten. V določenih situacijah bo namreč uporaba posamezne tehnologije povsem utemeljena, upravičena in sorazmerna, v drugih pa bo tehtanje sorazmernosti pokazalo, da je mogoče iste cilje doseči na milejše načine, kar bo pomenilo, da se mora delodajalec odločiti za vpeljavo milejših načinov, takšnih, ki v manjši meri posegajo v zasebnost zaposlenih.
V nadaljevanju so kratko obravnavani trije izmed najpogostejših načinov izvajanja nadzora nad delavci.
1. Videonadzor delovnih prostorov
Videonadzor delovnih prostorov se lahko skladno z Zakonom o varstvu osebnih podatkov(*6) izvaja le, če je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja, varovanje tajnih podatkov, varovanje poslovne skrivnosti in tega ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi. Kljub temu, da je uvedba videonadzora na delovnem mestu urejena v zakonu, delodajalec ne sme pozabiti na izvedbo testa sorazmernosti.
Če delodajalec po opravljenem testu sorazmernosti ugotovi, da so pogoji za uvedbo videonadzora izpolnjeni, se mora še pred njegovo uvedbo posvetovati z reprezentativnim sindikatom, če je tak sindikat pri delodajalcu organiziran. Ne glede na to ali je tak sindikat pri delodajalcu organiziran ali ne, mora delodajalec pred začetkom izvajanja videonadzora zaposlene pisno obvestiti o tem, da bo začel izvajati videonadzor. Videonadzor mora biti vedno usmerjen na izvor nevarnosti – nikoli na zaposlene. Zakon(*7) izrecno navaja, da ga ni dopustno izvajati v garderobah, dvigalih in sanitarnih prostorih.
Tudi izvajanje videonadzora mora biti predpisano v internem aktu delodajalca, poleg tega pa mora biti v prostoru, kjer se videonadzor izvaja na vidnem mestu tudi obvestilo, ki mora vsebovati naslednje informacije:
- da se izvaja videonadzor,
- naziv osebe javnega ali zasebnega sektorja, ki ga izvaja,
- telefonsko številko za pridobitev informacije, kje in koliko časa se shranjujejo posnetki iz videonadzornega sistema.
V Smernicah glede izvajanja videonadzora je Informacijski pooblaščenec navedel nekaj primerov, v katerih videonadzor praviloma dopustno izvajati npr. v trgovinah, v skladiščih, na mestih v proizvodnji, kjer obstaja velika verjetnost odtujitve predmetov ali povzročitve večje škode, na bančnih okencih, nad blagajnami v gostinskih obratih, na delovnih mestih, kjer se posluje z gotovino, na mestih, kjer se hranijo tajni, občutljivi ali drugi zaupni osebni podatki ipd. Ni pa videonadzora dopustno izvajati npr. v jedilnicah, čajnih kuhinjah, in v običajnih pisarnah, kjer delajo zaposleni. (*8)
2. Nadzor e-pošte
Ob upoštevanju zgoraj pojasnjenih strogih pogojev za izvajanje nadzora zaposlenih na delovnem mestu, je sprejeto splošno pravilo, s katerim delodajalec nima pravne podlage za vpogled v vsebino elektronske pošte zaposlenega niti za vpogled v t. i. prometne podatke (podatke o pošiljatelju in prejemniku, datumu in uri pošiljanja itd.).
Razlogi vpogleda v e-pošto zaposlenega morajo biti taksativno našteti v internem aktu, zaposleni pa morajo biti o možnost nadzora v naprej obveščeni. Bistveno je tudi, da je nadzor oziroma vpogled v elektronski predal dopusten le izjemoma v primeru, ko se namenov, zaradi katerih se pregled opravi, ne more doseči na drug, milejši način npr. z omejitvijo uporabe e-pošte.(*9) Le na tak način se lahko šteje, da zakoniti interes delodajalca očitno prevlada nad interesi posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo. Po priporočilo Informacijskega pooblaščenca je za vpogled v e-pošto zaposlenega potrebno pridobiti sodno odredbo.
Informacijski pooblaščenec je glede ravnanja s službeno e-pošto za delodajalce pripravil naslednja priporočila:
- Primere posegov v elektronsko pošto naj se eksplicitno navede v internem aktu, pri čemer je treba upoštevati, da morajo biti ti primeri izjemni in redki (ko interes delodajalca očitno prevlada nad interesi zaposlenih) in ko namena ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi, npr. nenadna smrt ali dlje časa trajajoča nedosegljivost zaposlenega, ki ima v poštnem predalu shranjeno dokumentacijo, nujno potrebno za poslovanje podjetja);
- zaposlenim naj se naloži ločevanje poslovne elektronske pošte na način, da morajo zaposleni vso takšno pošto, ki jo prejmejo na svoj naslov, posredovati v določen skupni poštni predal, prav tako morajo vanj poslati tudi vso pošto, ki jo pošljejo poslovnim partnerjem;
- zaposlenim naj se po prenehanju delovnega razmerja omogoči, da pregleda svoj poštni predal in delodajalcu posreduje pomembne dokumente, sporočila oziroma elektronske naslove, zasebno elektronsko pošto pa izbriše;
- elektronske pošte, ki prihaja na elektronski naslov nekdanjega zaposlenega, naj se ne preusmerja, temveč elektronski naslov zaposlenega takoj ob prenehanju delovnega razmerja onemogoči oziroma ukine ter uredi samodejni odzivnik, ki pošiljatelja obvesti, da delavec ni več zaposlen pri delodajalcu (zgolj za določen čas, npr. 3 mesece) ali da elektronski naslov ne obstaja več in da naj sporočilo pošlje na drug elektronski naslov;
- elektronske pošte, ki prihaja na elektronski naslov dlje časa odsotnega zaposlenega naj se ne preusmerja, temveč namesti samodejno sporočilo, da je zaposleni dlje časa odsoten in na koga se pošiljatelj lahko v tem času obrne;
- zaposlenim naj se naloži, da pred napovedano daljšo odsotnostjo uredijo samodejno sporočilo s kontaktnimi podatki osebe, ki ga bo nadomeščala;
- za splošno korespondenco s strankami oziroma javnostjo naj se uporablja skupne elektronske naslove (npr. gp@..., info@..., stranke@...);
- glede na svoje varnostne zahteve naj delodajalec po potrebi omeji uporabo službenega elektronskega naslova tako, da omeji velikosti poštnih predalov (npr. x MB/GB) ali nastavi filtre elektronske pošte, ki vnaprej preprečujejo določene formate priponk in/ali omejujejo velikost priponk elektronske pošte brez poseganja v vsebino sporočil.(*10)
3. GPS nadzor vozil
Pred uvedbo GPS nadzora zaposlenih je potrebno izvesti presojo vplivov na zasebnost, s katerimi delodajalec ugotovi ali oziroma pod kakšnimi pogoji bi bila uporaba GPS naprav sorazmerna, zakonita, transparentna, varna itd. Pri presoji je potrebno izhajati iz težav, ki naj bi jih delodajalci reševali z uvedbo GPS tehnologije, pri čemer je potrebno narediti realno oceno, ali bodo s temi podatki dejansko dosegli zasledovani cilj. Če je glavni povod za uvedbo GPS tehnologije ugotavljanje oziroma dokazovanje, ali je bilo delo dejansko opravljeno ali ne, potem GPS naprave same po sebi ne morejo ponuditi rešitve.(*11)
Za ustrezno presojo sorazmernosti morajo biti zaposlenim na voljo predvsem informacije o predvidenem načinu delovanja naprave, kateri so zasledovani nameni uporabe naprave, kdo bo obdeloval podatke itd. S temi informaciji mora delodajalec delavce seznaniti že pred uvedbo GPS nadzora.
Sklep
Pomembno je, da se delodajalci zavedajo, da lahko pretiran nadzor zaposlenim povzroča dodaten stres, zaradi česar so na delu manj zadovoljni ter posledično tudi manj produktivni in motivirani. To so tudi razlogi zaradi katerih zaposleni prej menjajo zaposlitev in se zaposlijo pri delodajalcu, kjer imajo večji občutek zasebnosti. To je le nekaj razlogov zaradi katerih je smiselno, da delodajalci že pred samo odločitvijo o uvedbi nadzora dobro premislijo, če bodo s tem res dosegli želen rezultat ali bodo raje gradili na večjem zaupanju, kar pogosto blagodejno vpliva na počutje zaposlenih in boljše delovne rezultate.
Pripravila: Maja Brajnik KADROVSKE STORITVE d.o.o.
(1) Ustava Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I, s spremembami in dopolnitvami), 35. člen in 67. člen.
(2) Smernice glede izvajanja videonadzora, Informacijski pooblaščenec RS, 2015, stran 13.
(3) Smernice o OP v delovnih razmerjih, Informacijski pooblaščenec RS, 2016, stran 5.
(4) Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 s spremembami in dopolnitvami), 46. člen.
(5) Izhodišča so povzeta po: Smernice o OP v delovnih razmerjih, Informacijski pooblaščenec RS, 2016, stran 21.
(6) Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07), 77. člen.
(8) Smernice glede izvajanja videonadzora, Informacijski pooblaščenec RS, 2015, stran 14.
(9) Informacijski pooblaščenec RS, mnenje št: 0712-1/2019/112, z dne 22.01.2019.
(10) Smernice o OP v delovnih razmerjih, Informacijski pooblaščenec RS, 2016, stran 26.
(11) Povzeto po: Uporaba GPS sledilnih naprav in varstvo osebnih podatkov, Informacijski pooblaščenec RS, stran 7 in 8.
Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala EDUS.
