Zato je toliko bolj pomembno, da pri snovanju informacijskih rešitev v javnem sektorju, ki poleg tega, da skrbi za splošno javno dobro, bdi tudi nad varnostjo v državi, pristojni to nalogo vzamejo skrajno resno. Poleg skrbi za strokovne, kakovostne in učinkovite informacijske rešitve morajo slediti tudi zahtevam za gospodarno in transparentno trošenje javnih sredstev, k čemur naj bi pripomogel sistem javnega naročanja.
Ministrstvo za javno upravo Republike Slovenije je po uveljavitvi Zakona o javnem naročanju (ZJN-3) ob sodelovanju različnih strokovnih združenj, drugih državnih organov in javnih podjetij pripravilo dokumente, ki naj bi udeležencem v postopkih javnega naročanja, še zlasti naročnikom, pomagali pri pripravi in izvedbi javnega naročila. Tako je na spletni strani ministrstva mogoče zaslediti vzorce dokumentacije naročnika v odprtem postopku naročila blaga in storitev (navodila ponudnikom, ponudba, predračun, tehnične specifikacije itd.), smernice za javno naročanje arhitekturnih in inženirskih storitev, gradenj, informacijskih rešitev ter priporočila za javno naročanje živil, za upoštevanje socialnih in družbenih vidikov pri javnem naročanju in za uporabo finančnih zavarovanj pri javnem naročanju. Ugotovimo lahko, da je država končno začela sistematično pristopati k ponujanju orodij za izvajanje javnih naročil za naročnike, kar je predvsem dobrodošla pomoč za manjše naročnike (domove za starejše, manjše lokalne skupnosti), nedvomno pa je s tem narejen tudi določen premik na poti k bolj učinkovitemu in transparentnemu javnemu naročanju v Sloveniji nasploh.
V nadaljevanju predstavljamo posebnosti javnega naročanja informacijskih rešitev, pri čemer bomo upoštevali tudi vsebino Smernic za javno naročanje informacijskih storitev, ki jih je januarja 2017 pripravilo Ministrstvo za javno upravo (MJU) v sodelovanju z Gospodarsko zbornico Slovenije (GZS), Združenjem nabavnikov Slovenije in Finančno upravo RS (v nadaljevanju smernice).
- infrastrukturo kot storitev (IaaS),
- platformo kot storitev (PaaS),
- programsko opremo kot storitev (ang. software as a service - SaaS).
Poglavitna lastnost oblačnih storitev je, da niso nameščene pri naročniku, temveč pri ponudniku. Njihovi poglavitni prednosti sta znižanje stroškov, povezanih z instalacijami in vzdrževanjem, ter visok nivo povezljivosti z drugimi, podobnimi subjekti. V slovenskem javnem sektorju je pred izbiro informacijske rešitve treba preveriti, ali je na voljo (ali v razvoju) primerna oblačna rešitev, razvita v okviru državnega računalniškega oblaka.
Za razvoj nove informacijske rešitve se naročnik odloči tedaj, ko primerna (obstoječa) informacijska rešitev ni na voljo. Odloči se lahko za razvoj popolnoma nove rešitve ali za prilagoditev obstoječe. Ker so aktivnosti javne institucije tesno povezane z okoljem in se raven zahtev po koordiniranem delovanju znotraj javne uprave vztrajno viša, morajo specifikacije zahtev za informacijsko rešitev to jasno odražati.
Hkrati z naročilom informacijske rešitve se pojavi tudi potreba po njenem vzdrževanju. Vzdrževanje je običajno sestavni del osnovne pogodbe o izvedbi javnega naročila (nakup licenc, najem storitev, razvoj informacijske rešitve). V pogodbi morajo biti upoštevane možne zahteve po prilagoditvah, pogojene s spremembami v okolju. Partner mora v vzdrževalni pogodbi izkazovati sposobnost, odzivnost, strokovno usposobljenost in v primeru načrtovane nadgradnje tudi razvojne sposobnosti.
Opozoriti velja, da naročnik pri opredeljevanju svojih zahtev po informacijski rešitvi ne sledi le svojim potrebam, temveč jih mora uskladiti s strategijami, razvojnimi načrti, standardi, specifikacijami in obstoječimi informacijskimi rešitvami javne uprave. Ti so za organe javne uprave tako rekoč obvezni, ne le ker so zanje brezplačno dostopni, temveč tudi zaradi zahtev po usklajenem razvoju informacijskega okolja slovenske javne uprave s ciljem oblikovanja enotnega informacijskega prostora Republike Slovenije v skladu z zahtevami Evropske unije.
V primeru enovitega postopka se najprej izdelajo specifikacije naročila v obliki projekta za izvedbo (PZI), v nadaljevanju pa se na osnovi tega projekta razvije informacijska rešitev. Naročnik pripravi osnovne (vsebinske) specifikacije naročila, ki jih z vso drugo potrebno dokumentacijo objavi na portalu javnih naročil. Izbrani ponudnik v sodelovanju z naročnikom nato pripravi PZI, na osnovi katerega vzpostavi informacijsko rešitev, jo preizkusi in pripelje do obratovanja. Prednost enovitega postopka je v krajšem času izvedbe naročila. Izbrana metodologija razvoja informacijske rešitve mora zagotavljati, da se v ključnih točkah (na primer ob koncu načrtovanja) preveri skladnost z zahtevami iz razpisne dokumentacije - oziroma naročniškimi zahtevami - ter da se odločitev o nadaljevanju razvoja informacijske rešitve oblikuje dinamično. S tem se zagotavlja ustreznost informacijske rešitve v skladu z uporabnikovimi zahtevami ob koncu postopka.
V primeru izvedbe dveh postopkov javnega naročanja je predmet prvega postopka izdelava PZI, predmet drugega postopka pa razvoj informacijske rešitve. Obe javni naročili se izvajata ločeno, kar pomeni, da se objavita dve naročili, skleneta dve pogodbi o izvedbi javnega naročila itd. Posledično se lahko drugega postopka udeležijo tudi ponudniki, ki v prvem postopku niso sodelovali. Na ta način se tveganje, da informacijska rešitev ne bi ustrezala potrebam naročnika, zmanjša, celoten čas razvoja informacijske rešitve pa podaljša.
Običajno potrebujemo več nivojev vzdrževanja. Razlikujemo med uporabniško podporo, zagotavljanjem delovanja in prilagoditvami in/ali nadgradnjami informacijske rešitve. Če za uporabniško podporo in zagotavljanje delovanja potrebujemo partnerja s sposobnostjo hitrega odziva in poznavanjem parametrizacije informacijske rešitve, mora partner, ki zagotavlja posodobitve in nadgradnje, podrobno poznati informacijsko rešitev in jo biti sposoben nadalje razvijati.
Pri zahtevnejših informacijskih rešitvah je priporočljivo vzpostaviti večnivojski partnerski odnos, ki temelji na transparentnosti kompetenc. Vendar mora naročnik ohraniti neodvisnost v partnerskem odnosu s tem, da ohrani svoj del kompetenc, kot so dobro poznavanje vsebine informacijske rešitve, seznanjenost z lastnostmi informacijske rešitve, sposobnost artikuliranja vsebinskih zahtev, sposobnost nadzora kakovosti sodelovanja v projektu nakupa, razvoja in vzdrževanja informacijske rešitve.
Nadaljevanje članka za naročnike >> dr. Andreja Primec, dr. Igor Perko: Javno naročanje informacijskih rešitev, ali na portalu Pravna praksa, 2017, št. 20-21.
Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala EDUS.
