Ne gre več le za problem delovnega prava, delodajalci, ki nimajo nadzora nad uporabo socialnih medijev s strani zaposlenih, lahko trpijo za različnimi posledicami, od zmanjšanja produktivnosti na delovnem mestu, neupravičenega razkritja zaupnih informacij, kršitve intelektualnih pravic tretjih, izgubo LinkedIn stikov ali Twitter sledilcev, do odgovornosti za diskriminatorne ali žaljive komentarje, ki jih lahko objavijo morebitni brezbrižni zaposleni. V le nekaj minutah lahko prek YouTube posnetkov ali objav na drugih medijih škodujemo blagovni znamki podjetja.
Kljub vedno večjim oz. pogostejšim tveganjem pa imajo podjetja še vedno v uporabi stare politike oz. pravila ravnanja, ki sploh ne omenjajo socialnih medijev ali pa so precej splošne in že dalj časa nespremenjene. Delodajalci s takimi politikami bodo težko nadzirali uporabo socialnih medijev s strani zaposlenih, prav tako pa bodo precej težje disciplinirali zaposlene, če bi ti ravnali poslovno neprimerno. Zlasti bodo te težave nastopile, če bi ti primeri prišli pred sodišče kot primeri nepoštene odpovedi zaposlitve ali primeri diskriminacije.
Pri načrtovanju in vzpostavitvi politik glede socialnih omrežij je treba najprej vedeti oz. določiti, kaj podjetje želi doseči prek socialnih medijev, torej kakšen je namen in pristop do socialnih medijev. Zato je koristno, če se odgovori na naslednja in še kakšna vprašanja glede na naravo podjetja. Ali je uporaba notranja ali zunanja? Ali se uporablja kot poslovno orodje za trženje, nadzor in promocijo blagovnih znamk, zaposlovanje ali morda le mreženje? Ali se zasebna uporaba socialnih medijev s strani zaposlenih spodbuja, odklanja ali tolerira? Ali naj določeni zaposleni uporabljajo socialne medije pri delu in kako naj bo to urejeno?
Politika o socialnih medijih naj ureja njihovo uporabo tudi izven delovnega časa in ne glede na to, ali se uporablja službena oprema ali ne. Priporočljivo je, da se natančno določi na koga se politika o uporabi socialnih medijev nanaša, pa tudi kdo je odgovoren za njeno izvrševanje, upravljanje in spreminjanje. Izrecno je dobro navesti še ostale politike, ki se morajo izvajati v povezavi s to (npr. politika o elektronskih informacijah in komunikacijah, o enakih možnostih, o disciplinskih postopkih ipd.). Določiti je treba tudi ali, kako, kdaj in za koliko časa naj se v službi dostopa do socialnih omrežij. Določi naj se smiselne smernice in priporočila za uporabo socialnih medijev, ki bo odgovorna in varna (npr. varovanje zaupnih informacij, zasebnosti, nežaljivo in nediskriminatorno delovanje ipd.). Določi naj se parametre za uporabo socialnih omrežij kot poslovnega orodja (če je mišljena taka uporaba). Če se uporablja socialna omrežja za komunikacijo s strankami je treba zaposlenim jasno povedati, da so uporabniški računi omrežij v lasti podjetja, da so lahko odprti le v imenu podjetja in da se ne smejo uporabljati v zasebne namene. Če zaposlenemu, ki uporablja oz. upravlja s socialnim omrežjem podjetja, preneha zaposlitev, je treba imeti vzpostavljen postopek predaje informacij za dostop (uporabniško ime, geslo). V politiki naj bo določeno tudi, kakšno je stališče oz. praksa podjetja glede nadzorovanja zaposlenih (kdaj, kako, za katere namene), tako da ti vedo, kakšno raven zasebnosti lahko pričakujejo.
Politika o socialnih medijih naj bo usklajena s politiko o disciplinskih ukrepih. Čimbolj natančno naj bo določeno kakšno obnašanje ni sprejemljivo, kako bo obravnavano in kako sankcionirano. Jasna politika v zapletenih primerih lahko pomaga k hitri odločitvi, ki bo lažje obveljala tudi morebitne pritožbe. Podobno naj se uskladi tudi politike o enakih možnostih in diskriminaciji (če obstajajo), kaj ni sprejemljivo, kako bo obravnavano in sankcionirano.
Vse zaposlene je treba seznaniti s politikami v podjetju in novostmi ter jih razložiti (usposabljanje za uporabo politik), saj se tako najbolje doseže vedenje kaj je sprejemljivo ravnanje. Poleg tega lahko koristi pri obrambi v primerih zahtevkov za posredno odgovornost (mobing, diskriminacija). Od zaposlenih se lahko zahteva pisno potrdilo, da so s politikami seznanjeni oz. so sodelovali pri usposabljanju. Usposabljanje naj bo vključeno v redni proces, saj to dviguje zavest pri zaposlenih glede pomena samih politik in njihovega uresničevanja.
Če se uporablja socialna omrežja kot orodje kadrovanja, zlasti za preverjanje ozadja kandidatov za zaposlitev, je treba paziti na pravila o zaščiti podatkov, pojavljajo pa se tudi tveganja ugleda podjetja (in osipa/izgube kandidatov), saj pri nekaterih take prakse veljajo za slabe, morda celo zavržne oz nesprejemljive. V kolikor se podjetje vseeno odloči za to, je potrebno paziti, da so kandidati vnaprej opozorjeni na možnost takih preverjanj in morebitne posledice. Kadroviki naj pazijo na primerno uporabo informacij, dobro naj dokumentirajo svoje odločitve, zlasti da je jasno razvidno, da morebitne informacije iz socialnih omrežij (ki v CV-jih ne bi bile nikoli vključene), ki ne smejo biti podlaga odločitvam, pri tem niso bile uporabljene (spolna usmerjenost, politično prepričanje, verska usmeritev ipd). Iskanja naj bodo usmerjena v pridobivanje točno določenih informacij in naj ne bodo splošna po vseh možnih informacijah. V kolikor se pridobi določene informacije, ki nakazujejo na to, da je kandidat ravnal neprimerno (nekje je zapisano, npr. da je kandidat lagal v prijavi ali razgovoru), je treba dati kandidatu možnost, da pojasni svojo plat zgodbe oz. zavrže verodostojnost teh informacij. Kadroviki naj se vzdržijo praks, da kandidate dodajajo kot prijatelje ali kakorkoli komunicirajo s kandidati prek socialnih omrežij, zlasti z namenom preverjanja njihovega ozadja. Taka preverjanja naj se vršijo v kasnejših fazah prijavnega postopka, zato da se omeji število preverjanih in informacij, ki naj se preverijo.
Koristno je tudi posodobiti predlogo pogodbe o zaposlitvi, tako da so vključene določbe, ki govorijo o ravnanju z zaupnimi informacijami (tudi njihov prenos ali uničenje ob spremembi odgovorne osebe) in da so omejevalne zaveze zadosti jasne, da vključujejo tudi morebitne pravice iz socialnih medijev (LinkedIn stiki, Twitter sledilci, ipd.). V tem pogledu je znan primer Laure Kuenssberg, glavne politične dopisnice za BBC News, ki je odšla k medijski hiši ITV, spremenila svoj Twitter naslov (ki ga je uporabljala za BBC News) v ITVLaura, s tem pa s sabo pa vzela vse sledilce. V ZDa je znan primer podjetja Phonedog, ki je tožil bivšega zaposlenega (Kravitz) za škodo, ker je po prenehanju zaposlitve še naprej uporabljal Twitter račun, ki ga je vzpostavil za podjetje, ko je bil tam zaposlen. Kravitz je spremenil ime računa, s sabo pa vzel vse sledilce (okoli 17.000). Podjetje je trdilo, da so sledilci v bistvu njihov seznam strank, torej njihova last. Sodišče je ugotovilo, da bi računi socialnih omrežij lahko predstavljali določeno vrsto lastnine, ki je zaščitena s strani delodajalca.
Podjetje mora imeti pripravljen tudi krizni načrt za primere napak ali zlorab socialnih omrežij, treba je poznati postopke obveščanja in odstranitve neželenih vsebin na socialnih omrežjih, tržne protokole, politike za zaposlene ipd., da se težave rešijo hitro in učinkovito.Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala EDUS.
